Privacybeleid

Zirtui Privacy policy

Zirtui hecht veel belang aan uw privacy. In deze privacy policy staan uw en onze rechten en plichten dan ook in detail uiteengezet. Lees deze dus grondig. Indien u vragen zou hebben, kunt u ons steeds contacteren via de gegevens die u op het einde van deze policy vindt. 

1. Wettelijke basis?

De wettelijke basis die het verwerken van persoonsgegevens regelt en in goede banen leidt, is de GDPR (volledige titel : “Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming”). U kunt deze via deze link downloaden in een taal naar keuze: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679. Opgelet : dit is een lange en technische tekst. De Belgische bevoegde autoriteit heeft een aantal adviezen opgesteld, die u op hun site kunt raadplegen (https://www.privacycommission.be).  

2. Wie is de verantwoordelijke van de verwerking? 

De b.v. Zirtui, Edward Pynaertkaai, 9000 Gent, België, KBO : BEX (hierna: “Zirtui” of “wij”) is de verantwoordelijke van de verwerking van de persoonsgegevens van haar (bestaande en potentiële) klanten, van haar leveranciers, van de personen die bij haar solliciteren en van derden (personen verbonden aan overheidsdiensten, advocaten, enz.).  

3. Welke persoonsgegevens verwerkt Zirtui? 

3.1. De persoonsgegevens die verwerkt worden door Zirtui hangen af van de relatie die Zirtui met u heeft. Zo worden andere gegevens verwerkt van een klant dan van een potentiële medewerker. 

3.2. Concreet verwerkt Zirtui de volgende gegevens: 

Bestaande klanten: uw contactgegevens (familienaam, voornamen, adres, telefoonnummer vaste lijn en GSM, e-mail adres); geslacht; leeftijd; adresgegevens; informatie betreffende Uw betalingen en bestellingen, zoals transactienummers en samenvattende informatie die geen nummers van creditcards of bankrekeningen bevat; eventuele beroepsmatige informatie.

Context: bij het plaatsen van een bestelling op onze website

Potentiële klanten: contactgegevens (familienaam, voornamen, adres, telefoonnummer (vaste lijn en GSM, fax, e-mail adres); geslacht; adresgegevens; eventuele beroepsmatige informatie (bedrijfsnaam, titel, functie, afdeling, website, KBO-nummer). 

Context: door het contacteren van Zirtui via e-mail of een ander communicatiemiddel; door het inschrijven op de Zirtui nieuwsbrief

Leveranciers en partners: contactgegevens (familienaam, voornamen, adres, telefoonnummer (vaste lijn en GSM), fax, e-mail adres); adresgegevens; geslacht; beroepsmatige informatie (KBO-nummer, bedrijfsnaam, titel, functie, afdeling, website); financiële gegevens (BTW-nummer, bankrekeningnummer, BIC, IBAN, kredietgeschiedenis en andere financiële gegevens); bijkomende informatie uit publieke bestanden (kredietgeschiedenis); eventuele nota’s over onze samenwerking. 

Context: door samen te werken met Zirtui of uw diensten aan te bieden

Sollicitanten: contactgegevens (familienaam, voornamen, adres, telefoonnummer (vaste lijn en GSM), fax, e-mail adres); adresgegevens; geslacht; persoonlijke gegevens (geboortedatum); CV; motiveringsbrief; ervaring en kennis (talen, informatica); beroepsmatige informatie van uyw vorige jobs (KBO-nummer, bedrijfsnaam, titel, functie, afdeling, website); gegevens over de functie waarvoor u solliciteert. 

Context: door te solliciteren bij Zirtui

3.3. Ter info: wanneer u onze website bezoekt, bent u absoluut niet verplicht om enige persoonsgegevens mee te delen. Het volstaat om onze cookies uit te schakelen. Meer informatie over onze cookies vindt u in onze cookie policy. Indien u ons contacteert via de contact-pagina, houden we wel de door u meegedeelde contactgegevens (voornaam, naam, email adres, IP adres) bij.

3.4. Cookie Policy

Deze website gebruikt functionele cookies om je ervaring te verbeteren en Google Analytics om anonieme bezoekersstatistieken bij te houden. 

Cookies zijn kleine bestanden die door een website op jouw computer of mobiel apparaat worden geplaatst. Hierdoor kan er bepaalde informatie worden opgeslaan waardoor een website zijn ervaring kan verbeteren voor gebruikers.

Functionele cookies zorgen ervoor dat de website goed functioneert. Voor deze cookies is geen toestemming nodig. Ze worden altijd geplaatst en kunnen niet uitgeschakeld worden.

Analytische cookies zorgen ervoor dat het gebruik van de website in beeld kan worden gebracht d.m.v. de bezoekersstatistieken bij te houden.

Zirtui kan gebruik maken van eigen cookies of van cookies van andere partijen. De eigen cookies worden gemaakt door Zirtui zelf en worden door ons op uw systeem geplaatst. Cookies van andere partijen (derde partijen) zijn cookies die door die andere partij op uw computer of device worden geplaatst via de Zirtui website. Dergelijke cookies kunnen op uw computer of device geplaatst worden door een derde partij die specifieke diensten verleent aan Zirtui. Een concreet voorbeeld is om ons te helpen inzicht te verkrijgen in hoe de Zirtui website diensten worden benaderd en gebruikt.

De levensduur van een cookie, de tijd dus dat een cookie op uw device blijft, is op zich variabel. Wat levensduur betreft bestaan er in hoofdzaak sessie gebonden cookies en persistente cookies. Sessie gebonden cookies zullen typisch verwijderd worden als uw browser afgesloten wordt en ze worden ook enkel bewaard voor de duurtijd van de sessie of ten hoogste enkele uren erna. Persistente cookies zijn cookies die gedurende een langere tijd op uw systeem zullen verblijven. De duurtijd kan variëren van enkele uren tot meerdere dagen of maanden.

Overzicht van de door Zirtui gebruikte cookies:

Cookies kunnen worden verwijderd door uw browser te configureren opdat het gebruik en het verzamelen van cookies niet toegelaten is. U dient hierbij wel te weten dat dit voor sommige sites het goed functioneren van de site of delen ervan in het gedrang kan brengen. 

4. Waarvoor gebruikt Zirtui uw persoonsgegevens? 

4.1. Ook hier bepaalt uw relatie met Zirtui het gebruik dat van uw persoonsgegevens wordt gemaakt:  

Bestaande klanten: om met u te communiceren; om u onze producten en diensten aan te bieden en te leveren; om onze klantenrelatie met u te evalueren en te verbeteren; om de veiligheid van onze communicatie te verzekeren; om u nieuwe diensten aan te bieden (al dan niet via mailings); om u op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen (al dan niet via mailings); om gebeurlijke vragen en/of klachten op te volgen; om de toepasselijke wettelijke regels na te leven; 

Potentiële klanten: om met u te communiceren; om u onze producten voor te stellen; om de veiligheid van onze communicatie te verzekeren; om u op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen; om gebeurlijke vragen op te volgen; om de toepasselijke wettelijke regels na te leven; 

Leveranciers en partners: om met u te communiceren; om onze leveranciersrelatie met u te evalueren en te verbeteren; om de door Zirtui aan u toevertrouwde opdrachten op te volgen; om de veiligheid van de communicatie te verzekeren; om u gebeurlijke vragen en/of klachten over te maken; om de toepasselijke wettelijke regels na te leven.

Sollicitanten: om met u te communiceren; om uw sollicitatie op te volgen; om uw applicatie te evalueren; om uw al dan niet geschiktheid voor een functie te evalueren; om u mogelijks een jobaanbod te doen; om de voorwaarden te bespreken; om de nodige voorafgaande stappen te zetten om met u een arbeidsrelatie uit te bouwen; teneinde uw gegevens op te nemen in onze HR reserve; om de toepasselijke wettelijke regels na te leven; 

4.2. Als potentiële klant bent u niet gehouden ons enige persoonsgegevens over te maken. Als klant of leverancier is het overmaken van persoonsgegevens daarentegen hetzij een wettelijke dan wel een contractuele verplichting (zo hebben we bijv. bepaalde persoonsgegevens nodig om de ons toevertrouwde opdrachten te kunnen uitvoeren). Als sollicitant hebben we bepaalde persoonsgegevens nodig om na te kunnen gaan of u ons team kunt vervoegen. Van derden hebben we dan weer bepaalde gegevens nodig teneinde onze contractuele verplichtingen te kunnen voldoen. 

5. Waar verwerken we uw persoonsgegevens? 

5.1. In principe worden uw persoonsgegevens in België of in een andere land van de Europese Economische Ruimte (“EER”) opgeslagen en verwerkt. 

5.2. Wanneer u ons echter vraagt om een opdracht uit te voeren (bijv. een depot van een merk, de registratie van een octrooi) buiten de EER, dan moeten we de nodige persoonsgegevens aan een correspondent en/of een overheidsorgaan buiten de EER overmaken. Dergelijke overdracht gebeurt dus op basis van uw toestemming én teneinde de ons toevertrouwde opdracht te kunnen uitvoeren. We zorgen er daarbij voor dat de passende beveiligingsmaatregelen worden genomen en contractuele waarborgen voorzien zijn teneinde uw persoonsgegevens steeds te beschermen. 

6. Op welke rechtsgronden is het gebruik van persoonsgegevens gebaseerd? 

6.1. De GDPR voorziet diverse rechtsgronden waarop het gebruik van persoonsgegevens kan gebaseerd worden. Gebruikelijk is ons gebruik gebaseerd op een of meerdere van de volgende rechtsgronden: 

6.2. Uw toestemming. In vele gevallen zullen uw persoonsgegevens verwerkt worden op basis van de door u gegeven toestemming. 

6.3. Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. Wanneer u ons een opdracht toevertrouwt dan dienen wij uw persoonsgegevens op te slaan, te verwerken en mee te delen aan derden (bijvoorbeeld in het kader van de uitvoering van een depot). Deze rechtsgrond speelt zowel in de aanloop naar, de uitvoering van als de beëindiging van een overeenkomst. 

6.4. Wettelijke verplichting die op ons rust. Deze rechtsgrond speelt wanneer de verwerking noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Denk bijv. aan de BTW-wetgeving die ons verplicht om uw BTW-gegevens bij te houden. 

6.5. Onze gerechtvaardigde belangen. In vele gevallen zullen we uw persoonsgegevens verwerken omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om dat te doen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer we persoonsgegevens gebruiken om met u te communiceren. Onze belangen bestaan dan o.a. uit de voorzetting en ontwikkeling van onze business activiteiten; de bescherming van onze klanten, aandeelhouders, vennoten en partners; de verbetering van onze diensten; het naleven van wettelijke, reglementaire of sector gebonden regelgeving; het behoud en de verbetering van onze positie op de markt. 

6.6. Ook hier bepaalt onze relatie de grond waarop uw persoonsgegevens verwerkt worden: 

Bestaande klanten: de noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst; de op ons rustende wettelijke verplichtingen; uw toestemming; onze gerechtvaardigde belangen 

Potentiële klanten: uw toestemming; onze gerechtvaardigde belangen 

Leveranciers: de noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst; de op ons rustende wettelijke verplichtingen; uw toestemming; onze gerechtvaardigde belangen 

Sollicitanten : de noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst; uw toestemming; onze gerechtvaardigde belangen 

Derden:  de noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst; de op ons rustende wettelijke verplichtingen; uw toestemming; onze gerechtvaardigde belangen 

7. Beschermingsmaatregelen? 

Zirtui heeft de nodige maatregelen genomen teneinde uw persoonsgegevens veilig te houden, alsook te vermijden dat hierop een inbreuk zou gepleegd worden. We hebben een security policy in voege, die regelmatig wordt geëvalueerd en geüpdate, in functie van de nieuwe technologische evoluties en risico’s. 

8. Bewaartermijn? 

Zirtui houdt uw persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk en dit op basis van het doeleinde waarvoor we de persoonsgegevens verzameld hebben, daarbij uiteraard steeds rekening houdend met de toepasselijke wettelijke bepalingen en verplichtingen (die telkens minimale en maximale bewaartermijnen voorzien). 

9. Delen van persoonsgegevens? 

9.1. Rekening houdend met de doeleinden die vermeld worden onder punt 4 hierboven, zijn we soms genoodzaakt uw gegevens te delen met derden, zogenaamde ‘ontvangers’. Voorbeelden van deze ontvangers zijn onder andere labo's en entiteiten die webhostingservices leveren of helpen om de diagnostische competenties van onze Diensten te verbeteren. Eveneens maken wij gebruik van een externe payment provider (Mollie) voor veilige betalingen middels onze Website.

Zirtui zal Uw Persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behoudens de gevallen voorzien in deze Privacy Policy, of wanneer U Uw uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming hiervoor heeft gegeven.

Zirtui heeft alle wettelijke en technische voorzorgen genomen om niet-toegestane toegang en gebruik te verhinderen. Zirtui garandeert een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Privacy Policy.

In het geval van gehele of gedeeltelijke reorganisatie of overdracht van Zirtui's activiteiten waarbij Zirtui haar activiteiten reorganiseert, transfereert, overdraagt of in het geval Zirtui in faling zou worden verklaard, kunnen Uw Persoonsgegevens aan nieuwe entiteiten of derden worden overgedragen. Zirtui zal U op voorhand inlichten over het feit dat Zirtui Uw Persoonsgegevens aan een derde overmaakt. 

9.2. Wanneer we persoonsgegevens aan dergelijke ontvangers overmaken, waken we erover enkel de noodzakelijke gegevens over te maken. 

10. Welke rechten heeft u? 

10.1. U beschikt over de volgende rechten m.b.t. uw persoonsgegevens die door Zirtui opgeslagen zijn en verwerkt worden:

• Recht op inzage. U heeft het recht om na te gaan of we persoonsgegevens van u verwerken en, in voorkomend geval, over welke persoonsgegevens het precies gaat. 
• Recht op verbetering. U heeft het recht gebeurlijke fouten, onjuistheden, voorbijgestreefde gegevens kosteloos te verbeteren. U heeft tevens het recht uw gegevens aan te vullen. 
• Recht op vergetelheid: Mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan, heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen. Indien uw gegevens aan ontvangers werden meegedeeld, zullen wij onze beste middelen inzetten om hen te verwittigen van uw verzoek. 
• Recht op beperking: Mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan, heeft u het recht om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken of zelfs te herleiden tot de loutere opslag hiervan. 
• Recht om uw toestemming in te trekken: u kunt ten allen tijde een door u gegeven toestemming intrekken. De verwerkingen die uitgevoerd zijn voor die intrekking blijven wel geldig. 
• Recht op overdraagbaarheid van de gegevens : Mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan heeft u het recht te vragen dat uw gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke worden overgedragen 
• Recht op bezwaar: indien de verwerking van uw gegevens gegrond is op onze gerechtvaardigde belangen, kunt u ten allen tijde hiertegen bezwaar maken. 
• Klacht indienen:  u heeft het recht een klacht in te dienen bij de Belgische privacy commissie (vanaf 25 mei 2018 : “de gegevensbeschermingsautoriteit”), die u per post kunt bereiken op de Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via telefoon op het nummer 32 (0)2 274 48 00, per fax op het nummer +32 (0)2 274 48 35 of via email : commission@privacycommission.be

10.2. Sommige van de bovenstaande rechten zijn enkel van toepassing in bepaalde gevallen en aan bepaalde voorwaarden onderworpen, zoals voorzien in de GDPR. 

11  Toepasselijk Recht en bevoegde rechtbank

Deze Privacy Policy wordt beheerst, uitgelegd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht dat exclusief van toepassing is. De rechtbanken van Gent zijn exclusief bevoegd om van elk geschil kennis te nemen dat zou voortvloeien uit de interpretatie of uitvoering van deze Privacy Policy.

12 Contact? 

Heeft u vragen? Wenst u een klacht in te dienen? Wenst u meer te weten over de wijze waarop Zirtui uw gegevens opslaat en verwerkt? Dan kunt u ons bereiken per email op info@Zirtui.com.

Deze privacy policy is in werking getreden op 2021.